Op 7 december 2022 werd het voorontwerp van de Wet digitale algemene vergadering rechtspersonen ter consultatie gepubliceerd (het “Voorontwerp”). Het Voorontwerp regelt dat privaatrechtelijke rechtspersonen de mogelijkheid krijgen om volledig digitaal te vergaderen. Nu is dat alleen fysiek of hybride mogelijk. Aan het houden van een volledig digitale algemene vergadering stelt het Voorontwerp enkele voorwaarden. Daarnaast bevat het Voorontwerp een aanpassing van de oproepingregels voor een algemene vergadering. De consultatie sloot op 6 februari jl.

Deze Insight beschrijft de achtergrond en hoofdlijnen van het Voorontwerp.

Huidige situatie

Momenteel laat de wet niet toe dat algemene vergaderingen volledig digitaal plaatsvinden. Er moet altijd een fysieke bijeenkomst worden gehouden. Het is wel mogelijk om een zogenaamde hybride algemene vergadering te houden. Hierbij wordt door middel van een elektronisch communicatiemiddel op afstand deelgenomen aan de fysieke bijeenkomst.

Tijdelijke wet Covid-19 Justitie en Veiligheid

De Tijdelijke wet Covid-19 Justitie en Veiligheid kende wel de mogelijkheid om algemene vergaderingen volledig digitaal te houden alsmede regels die het houden van hybride vergaderingen vereenvoudigden. Mede gelet op de geringere impact die Covid-19 de laatste tijd lijkt te hebben op onze samenleving, zijn deze wettelijke regelingen echter met ingang van 1 februari 2023 vervallen.

Het Voorontwerp

De positieve ervaringen tijdens de coronacrisis met het houden van volledig digitale vergaderingen en de door zowel in de wetenschap als praktijk geuite wens om een permanente regeling voor digitaal vergaderen in te voeren, hebben tot het Voorontwerp geleid.

Het Voorontwerp is van toepassing op naamloze vennootschappen (de “N.V.”), Europese naamloze vennootschappen, besloten vennootschappen (de “B.V.”), verenigingen, verenigingen van eigenaren (de “VvE”), coöperaties, Europese coöperatieve vennootschappen en onderlinge waarborgmaatschappijen.

Het Voorontwerp heeft drie hoofdlijnen: (i) het introduceren van een facultatieve regeling voor het houden van een volledig digitale algemene vergadering; (ii) het stellen van (nadere) voorwaarden aan het houden van een hybride en volledige digitale vergadering; en (iii) het aanpassen van de oproepingsregels voor een algemene vergadering.

Het introduceren van een facultatieve regeling voor het houden van een volledig digitale algemene vergadering
Het Voorontwerp stelt keuzevrijheid voorop: een rechtspersoon kan straks kiezen tussen het houden van een fysieke, hybride of volledig digitale algemene vergadering.

Voorwaarden voor het houden van een hybride en volledig digitale vergaderingen
Het Voorontwerp veronderstelt een draagvlak voor het houden van een volledig digitale algemene vergadering bij een meerderheid van de aandeelhouders of leden. Voor N.V.’s en B.V.’s en coöperaties zal daarom een statutaire grondslag vereist zijn om een volledig digitale algemene vergadering te kunnen houden. Een statutaire grondslag wordt geen vereiste bij verenigingen en VvE’s. Om het draagvlak onder de leden van verenigingen en VvE’s te waarborgen, stelt het Voorontwerp voor dat de algemene ledenvergadering een machtiging aan het bestuur kan verlenen om een hybride of volledig digitale algemene ledenvergadering te houden.

Voor deelname aan hybride of volledig digitale algemene vergaderingen is vereist dat een aandeelhouder of lid kan worden geïdentificeerd. Op welke wijze deze identificatie plaatsvindt, wordt overgelaten aan de rechtspersonen. Daarnaast bepaalt het Voorontwerp dat een deelnemer het stemrecht moet kunnen uitoefenen. In de statuten kan een regeling omtrent digitaal stemmen worden opgenomen.

Een verdere voorwaarde is dat aandeelhouders en leden aan de volledig digitale algemene vergadering moeten kunnen deelnemen alsof zij aanwezig zijn bij een fysieke vergadering. Om dit te bewerkstelligen zal de aandeelhouder of het lid via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel rechtstreeks zowel kennis moeten kunnen nemen van de verhandelingen ter vergadering als aan de beraadslagingen moeten kunnen deelnemen.

Oproeping langs digitale weg
Het Voorontwerp beoogt de regels voor digitale oproeping voor een algemene vergadering ook te vereenvoudigen en moderniseren. Nu is het zo dat alle rechtspersonen langs elektronische weg kunnen oproepen, tenzij de statuten anders bepalen. Daarnaast moet de degene (bijvoorbeeld de aandeelhouder, het lid of andere vergadergerechtigde) aan wie de oproeping wordt verzonden, hiermee ingestemd hebben. In het Voorontwerp is dit instemmingsvereiste komen te vervallen. Daarnaast is een niet-beursgenoteerde N.V. verplicht de oproeping aan te kondigen in een landelijk verspreid dagblad. Ook dit vereiste komt te vervallen. Het Voorontwerp bepaalt dat de oproeping mag plaatsvinden door een langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging, die tot de algemene vergadering rechtstreeks en permanent toegankelijk is. Met andere woorden, de oproep voor een algemene vergadering kan op de website van de N.V. worden geplaatst.   

Voor alle rechtspersonen gaat gelden dat wanneer de algemene vergadering hybride of volledig digitaal plaatsvindt, de oproeping de procedure voor deelname aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel moet vermelden.

Overgangsrecht

Het Voorontwerp voorziet in een viertal overgangsrechtelijke bepalingen:

1. Een oproep die is gedaan voor de inwerkingtreding van de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen (de “Wet”) blijft daarna geldig mits deze oproep voldeed aan de op dat moment geldende wettelijke eisen;
2. De rechtspersoon kan tot een jaar na inwerkingtreding van de Wet een algemene vergadering tevens langs elektronische weg houden overeenkomstig de wet en de statuten zoals die luidden voor de inwerkingtreding van de Wet. Met andere woorden, rechtspersonen hebben na inwerkingtreding van de Wet een jaar de tijd om hun statuten aan te passen;
3. Een statutaire bepaling die naar een vóór de inwerkingtreden van de Wet geldend wetsartikel verwijst of de zakelijke inhoud daarvan weergeeft, wordt ná inwerkingtreding van de Wet geacht te verwijzen naar de nieuwe wettelijke bepaling, tenzij dit niet in overeenstemming is met de strekking van de bepaling;
4. Een (bestaande) statutaire bepaling van een vereniging of VvE die ziet op het uitoefenen van het stemrecht langs elektronische weg of deelname van de stemgerechtigde via een elektronisch communicatiemiddel aan de beraadslaging, wordt na inwerkingtreding van de Wet in principe ook geacht te gelden in het geval van een volledig digitale algemene vergadering.

Het Voorontwerp komt tegemoet aan de breed gedragen wens om volledig digitaal een algemene vergadering te kunnen houden. Naast het feit dat dit geen verplichting wordt maar een keuze van de rechtspersoon, biedt het Voorontwerp ook op andere punten flexibiliteit voor rechtspersonen over hoe zij in de toekomst hun hybride of volledig digitale algemene vergaderingen gaan houden.

Het is nog niet bekend wanneer het Voorontwerp, eventueel aangepast naar aanleiding van reacties uit de consultatie, bij de Tweede Kamer als wetsvoorstel zal worden ingediend. Het is ook lastig momenteel een uitspraak te doen over wanneer het Voorontwerp in werking zal treden. Duidelijk is wel dat totdat het Voorontwerp in werking treedt, het alleen mogelijk is om fysiek of, als de statuten dit bepalen, hybride een algemene vergadering te laten plaatsvinden.